В команду FTL ADVISERS LTD приглашаем Офис-менеджера (адрес места работы: Ленинский проспект, 15А, БЦ Central Park Tower)

Компания успешно работает с 2008 года и за это время неоднократно была отмечена ведущими российскими и международными рейтингами лучших юридических фирм.

Команда юристов состоит из опытных профессионалов, имеющих более чем 15-летний опыт реализации проектов в сфере корпоративного и налогового права как для представителей частного капитала, так и для компаний IT-сектора, сектора производства и дистрибуции продуктов питания, ритейла и прочего.

Функции офис-менеджера:

• Организация работы по переводу документов (поиск переводчиков).
• Своевременные платежи расходов офиса и зарплат сотрудников, обслуживающих офис.
• Заказ воды, чая, кофе. Своевременная закупка канцелярии, хоз.товаров для офиса, самостоятельный контроль наличия канцелярии и хоз.товаров.
• Прием входящих телефонных звонков.
• Организация работы в офисе (координация с рабочими, уборщицей). Следить за общими зонами офиса (ресепшн, переговорная, коридор).
• Прием клиентов (встретить, проводить, чай/кофе).
• Ежедневное поддержание общей чистоты в офисе (порядок в шкафах с канцелярией/едой/бытовой химией/в кладовке).
• Личные поручения руководителей (заполнение документов, оформление виз и другое).
• Копирование, сканирование документов, их передача\отправка другим сотрудникам.
• Вызов курьера, отслеживание доставки посылок.
• Проверка рабочего календаря в течение дня на предмет новых встреч, при необходимости напоминать о них сотрудникам.
• Поездки в налоговую по простым вопросам (подать\забрать документы на регистрацию ООО\ИП, подача запросов, не требующих разъяснений налоговикам).
• Заполнение банковских форм по просьбе сотрудников на английском языке.

• Отправление\получение корреспонденции по почте России по просьбе сотрудников.

• Помощь с организацией конференций другим сотрудникам (заказ необходимой продукции для мероприятия).
• Своевременное продление интернет-платформ для организации вебинаров (ежемесячно согласуется необходимость продления).
• Организация вступления сотрудников в различные ассоциации (заполнение анкет, контроль оплаты членских взносов, запись на мероприятия, контроль их рассылок на предмет полезной информации, своевременное продление членства), участие в проф.конкурсах (подача заявок, отслеживание, назначение встреч и т.д).

Что для нас принципиально важно в работе:

• Опыт работы секретарем, офис-менеджером, администратором офиса или личным помощником руководителя от 1,5 лет.
• Внимательность. Для нас важны все детали: чтобы названия были указаны точно, паспортные данные без ошибок и т.д. Подготовленные документы и письма должны вычитываться и проверяться перед отправкой.
• Ответственность. Хорошая память.
• Умение переключаться между делами, не забывая сути каждого и доводить всё до конца.
• Уверенный пользователь ПК (word, excel).
• Грамотная речь, хорошее знание орфографии и пунктуации русского языка.
• Умение работать с поисковыми системами, находить нужную информацию из открытых источников.
• Организованность и пунктуальность.
• Опрятный внешний вид: легкий макияж, деловой стиль, обувь на каблуке.